Hilfe & Tipps

Aus Gründen der Revisionssicherheit lassen sich gedruckte Rechnungen und Kunden mit Rechnungsbezug nicht löschen – das ist ein Grundprinzip ordentlicher Rechnungserstellung. Eine Rechnung kann nur entfernt werden, solange sie noch im Status Entwurf ist. Kunden lassen sich nachträglich auf inaktiv setzen, dann erscheinen sie nicht mehr in den Auswahllisten.

Wer ganz am Anfang steht und nur ein paar Tests gemacht hat, hat zwei Wege – beide direkt in der App, ohne Finder.

Weg 1 – „Neu anfangen…“ (ab Version 2.2.1, nach dem Freischalten): Er löscht in der geöffneten Datenbank alle Rechnungen, Aufträge, Projekte und Serienvorlagen samt Zahlungen, Rechnungskorrekturen und Mahnungen. Kunden, Artikel, Firmendaten, Belegtexte und Einstellungen bleiben, die Belegnummern beginnen wieder bei 1.

1. Einstellungen → Datenbank, in der Karte Datenbank auf Neu anfangen… klicken
2. SWawi zeigt, wie viele Rechnungen, Aufträge, Projekte und Serienvorlagen gelöscht werden – mit Neu anfangen bestätigen
3. SWawi legt zuerst eine Sicherung an, löscht dann die Belege und startet neu

Zurückholen: Die Sicherung von vorher steht unter Einstellungen → Datenbank → Sicherung einspielen… als „Von Hand gesichert“ – damit kommt der alte Stand vollständig zurück. In der kostenlosen Version ist „Neu anfangen“ noch nicht freigeschaltet; dort gilt Weg 2.

Weg 2 – eine neue, leere Datenbank: Hier beginnt alles von vorn, auch Firmendaten und Einstellungen.

1. Kunden und Artikel vorher sichern – wer sie schon sauber erfasst hat, muss sie nicht neu eintippen: Einstellungen → Import / Export, bei Kunden auf Als CSV exportieren klicken und die Datei z. B. auf dem Schreibtisch speichern. Dasselbe bei Artikel. Wer nur Testkunden angelegt hat, lässt diesen Schritt weg.
2. Einstellungen → Datenbank, unten bei Datenbank-Profile auf Neue Datenbank… klicken und einen Namen vergeben, z. B. „Meine Firma“
3. Bei der neuen Datenbank auf Aktivieren klicken und die Rückfrage mit Wechseln und App neu starten bestätigen
4. SWawi startet neu – mit leerer Datenbank. Der Einrichtungsassistent („Make it easy“) öffnet sich wieder; dort die eigenen Firmendaten eintragen.
5. Kunden und Artikel wieder einlesen: Einstellungen → Import / Export, bei Kunden auf Aus CSV importieren klicken und die gesicherte Datei wählen. SWawi zeigt vorher an, wie viele Kunden neu angelegt werden – mit Importieren bestätigen. Danach dasselbe bei Artikel. Kunden- und Artikelnummern bleiben dabei erhalten.
6. Die alte Datenbank mit den Testdaten loswerden: wieder Einstellungen → Datenbank, dort neben der alten Datenbank auf das Papierkorb-Symbol klicken und mit Löschen bestätigen. Solange eine Datenbank aktiv ist, lässt sie sich nicht löschen – deshalb zuerst Schritt 3.

Gut zu wissen: Mit den CSV-Dateien wandern nur Kunden und Artikel um. Firmendaten, Logo, Bankverbindung und eigene Belegtexte trägt man in der neuen Datenbank noch einmal ein, Artikelbilder hängt man neu an. Die gesicherten Dateien vor dem Import nicht mit Numbers öffnen und speichern – Numbers verändert dabei manche Nummern. Zum Nachsehen ist TextEdit der sichere Weg.

Tipp: Bei Weg 2 darf die Testdatenbank auch bleiben. Über den Datenbank-Namen oben in der Kopfzeile lässt sich jederzeit zwischen den beiden umschalten – eine für echte Daten, eine zum Ausprobieren. SWawi easy erlaubt zwei Datenbanken; sind schon zwei angelegt, erst eine löschen.

Wichtig: Sobald echte Rechnungen erstellt wurden, sind beide Wege nicht mehr empfehlenswert. Dann gilt die normale Regel: Rechnung stornieren statt löschen.